תכנון יעיל לשם ביצוע כמות רבה של משימות

לרובנו יש כל כך הרבה משימות לעשות במהלך השבוע שאנחנו לפעמים הולכים לאיבוד. מלבד המשימות היום יומיות של לצחצח שיניים, להתלבש, לקחת את הילדים לגן, ללכת לעבודה, לקנות מצרכים, לשחק עם הילדים, לראות קצת טלויזיה וללכת לישון יש משימות ספציפיות שלפעמים נמרחות חודשים ואף שנים. משימות אלו יכולות להיות: לתקן את דלת הארון, לסדר את המחסן, לשפץ את הדירה, להירשם לקורס מקצועי, ללכת סוף סוף לבדיקה רפואית, לצאת לקולנוע עם חברים ועוד.

התירוצים השכיחים הינם: לא היה לי זמן... שכחתי... תכננתי ביום שני אבל אז בדיוק אז לילד היה חום ואז שכחתי... היה מונדיאל... היה לחץ בעבודה... ועוד מגוון תירוצים יפים מקוריים, מגוונים ובמקרים רבים גם מוצדקים.

להלן הצעה לשיטה לתכנון יעיל של הזמן למטרת ביצוע המשימות:

1. קנו לוח שעם גדול ותלו אותו בחדר או בפינת העבודה שלכם בבית. חשוב למקם אותו במקום שאינו נגיש לכל אורח שבא לביקור.
2. חלקו את לוח השעם לשלושה חלקים ונעצו כותרת בראש כל חלק: משימות ממתינות, משימות בביצוע ומשימות שבוצעו.
3. כל אחד מבני המשפחה שמעוניין לתכנן את המשימות שלו יבחר בצבע שאהוב עליו. אסור ששני בני משפחה יבחרו באותו צבע.
4. קנו פתקיות בצבעים שנבחרו. לדוגמא: אם הבעל בחר בירוק והאישה בחרה באדום והילדים עדיין עסוקים מעל הראש בגן חובה, אזי קנו פתקיות בצבע ירוק ופתקיות בצבע אדום.
5. בתחילת השבוע כל אחד קובע לעצמו את כל המשימות שהוא רוצה לבצע השבוע. אל תבחרו בכמות משימות גדולה אבל גם אל תתנו לעצמכם יותר מידי הנחות. אם אתם מתלבטים יותר מידי קבעו לעצמכם 4 משימות.
6. בחרו פיתקית בצבע שלכם, רישמו את פרטי המשימה על הפיתקית ותלו את הפיתקית בחלק הראשון של הלוח – משימות ממתינות.
7. במהלך השבוע אתם חופשיים לקחת פיתקית שלכם שאתם מעוניינים ובצעו את המשימה. אתם יכולים לשים את הפיתקית שאת המשימה שלה אתם מבצעים בחלק משימות בביצוע או פשוט לקחת אותה איתכם.
8. בגמר המשימה העבירו את הפיתקית לחלק משימות שבוצעו.

המטרה שלכם הינה להעביר את כלל הפיתקיות שלכם בגמר השבוע לחלק של המשימות שבוצעו.

בסוף השבוע אתם יכולים להתפאר בכמות המשימות שהצלחתם להעביר למשימות שבוצעו. מה שחשוב הוא שהמשימות בוצעו. עם עשייה מגיע גם התיאבון – לימדו להכיר את עצמכם ואת יכולתכם. קיבעו לעצמכם עוד משימות לשבוע הבא ולשבוע שלאחריו.

חשוב מאוד שהמשימות יהיו קטנות ולא משימות שלוקחות יותר משבוע. אם קיימת משימה גדולה כזאת, עליכם לפרק אותה לתת משימות קטנות יותר ואותן לרשום בפיתקיות שלכם. אם המשימה שלכם היא לסיים את התואר תקבעו לעצמכם תתי משימות כדלקמן: לקנות את הספר, לבצע תרגיל, לפתור מבחן כחלק מהתכוננות לבחינה הסופית ועוד.

השיטה מבוססת על מתודולוגיה מקובלת מאוד מתחום ההי-טק שנקראת: Agile Development.

התוצר החשוב ביותר באימון עיסקי או באימון אישי הוא ההנעה לפעולה. תנאי מקדים להצלחה הוא פעולה – חייבים לפעול, לנסות, להיכשל, ללמוד ושוב לפעול.