אימון עסקי בניהול זמן

מי שאמר שזמן הוא כסף הפחית בערכו של זמן. זמן הוא יותר מכסף; זמן הוא איכות חיים, זמן הוא כוח, זמן הוא כלי חשוב בידי מי שרוצה לקדם את חייו. בניסיון ללהטט בין תחומי החיים השונים: קריירה, משפחה, לימודים, ופנאי, נראה הזמן כמו מצרך יקר שלא מפסיק לחמוק מאיתנו. לעיתים קרובות אנו בטוחים כי אין אנו יכולים להחזיק בכל, ונדמה כי החיים הם מגדל קלפים המתמוטט לנו מול העיניים. אימון עסקי בניהול זמן מתמקד לרוב בניהול לוח זמנים מסודר של עסקים, שעשוי להפוך את שאר תחומי הניהול לקלים יותר.

תכנון חכם וסדר עדיפויות

ב"משל האבנים" הידוע, אדם מנסה להכניס לתוך מיכל ענקי אבנים בגדלים שונים, חצץ וחול. אם ינסה האדם להכניס את החול, אחריו את החצץ ולבסוף את האבנים, הוא יגלה כי לאבנים הגדולות לא נותר מקום. אך אם יכניס קודם את האבנים הגדולות, החצץ יסתדר ביניהן, והחול יתפזר בחלל שנוצר בין האבנים. המשל מדגים בצורה נפלאה את החשיבות של תכנון נכון ובניית סדר עדיפויות. האבנים הגדולות במשל מייצגות את הדברים החשובים לנו ביותר: עסק, פרויקט גדול, או משפחה. האבנים הקטנות יותר במשל מייצגות את הדברים שחשובים לנו במידה פחותה, והחול בהתאם. המסקנה היא לא רק שעלינו להקדיש את עצמנו למטרות החשובות באמת, אלא שלפי קביעת מטרות אלו, יוכתב באופן כמעט אוטומטי המקום שתופסות מטרות המשנה ובכך יטווה אריג הזמן של חיינו. חלק נכבד מניהול זמן מושתת על הבנה זו, ובאחריותם של המאמן העסקי והלקוח לקבוע את סדר העדיפויות, לפיו יוחלטו קווי פעולה.

להשקיע זמן בזמן

התחושה כי אנו קצרים בזמן היא גורם מספר אחת לאובדן זמן. האופן שבו אנו מתכננים את הזמן שלנו (או נמנעים מתכנונו) הוא גורם מכריע באופן התנהלות הדברים הלכה למעשה. חיפזון ופעילות בלתי מאורגנת גורמים לאובדן זמן נוסף, היוצר אצלנו לחץ גובר, וחוזר חלילה. ואם לא די בכך, עלינו להתמודד גם עם אירועים בלתי צפויים בתוך סדר היום הקבוע. מאמן עסקי יעזור לנו להבין ולארגן לוח זמנים נכון. עצם הבחירה במאמן עסקי ובפגישות על בסיס קבוע יוצרת מסגרת שבה המתאמן יוזם התחלה של סדר והגיון בחייו. הפגישה עם המאמן היא הזדמנות לחשוב לתכנן, ולהתחיל עידן חדש של סדר.

תכנון מוליד תובנות

עיסוק בתכנון סדר היום מוליד תובנות משמעותיות שהופכות את ביצוע המשימות לפשוט יותר: לדוגמא, הגדרת משימה דורשת ממך לפרק את המשימה לשלבים שונים. קל יותר להגדיר את פרק הזמן הדרוש לביצוע כל שלב מאשר את פרק הזמן הדרוש למשימה כולה. התנסות בלוח הזמנים החדש מאפשרת לך לבחון את פרקי הזמן שנדרשו לך לביצוע כל שלב במשימה, ולפי זה לשפר את לוח הזמנים שנקבע: להקציב פחות או יותר זמן לכל שלב.

סבלנות היא מילת המפתח

במיוחד כבעל עסק, עלייך להבין כי תהליכים לוקחים זמן וכי כמעט כל משימה אי אפשר התחיל ולסיים ברצף, ועל כן יש לעבוד במתכונת של "מולטי- טסקינג" (ריבוי משימות ועבודה במקביל), על מנת להגיע לתוצאות טובות ולניהול זמן נכון. כשתלמד לנהל כמה משימות במקביל, תרוויח זמן רב, ובחלוף הזמן תלמד גם לעבור ביניהן בקלילות.